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Board Meeting Summary & Video: June 21, 2023

Información en español

June 21, 2023
School Board Regular Meeting

On Wednesday, June 21, the school board held a regular meeting, its last meeting of the 2022–23 school year. The session was open to the public via in-person meeting, live video on Zoom, live audio stream, and radio broadcast on KRVM 1280-AM and 98.7-FM.

Regular Meeting

Introductory Comments

Superintendent Andy Dey noted the meeting was the last of the 2022–23 school year and the final one for four board members, Keerti Hasija Kauffman, Alicia Hays, Michelle Hsu and Gordon Lafer, following last month’s elections. The superintendent thanked the departing board members for their service to the district and its students and families and listed some of the district’s accomplishments during their tenures as its elected leaders (watch).

Items for Information (no board action is expected to be taken)

• Received overview of work to create a new 4J Office of the Ombudsperson (watch)The district has been working with Brett Harris, the ombuds at the University of Oregon, to create a new district ombuds office. The primary function of the new office would use a neutral party, the ombuds, to help resolve conflicts between the district and students, families and 4J employees. The district is actively accepting applications and recruiting candidates for the job.

Reviewed board self-reflection (watch): The board reviewed the feedback collected in a self-reflection.

Received update on legislative session (watch): The board heard an update on the ongoing legislative session in Salem from Judy Newman, chair of the board’s legislative subcommittee.

Items for Action

• Approved consent calendar (watch): With a single vote, the board approved 15 separate items with a unanimous vote. Detailed information about each of these items can be found here by scrolling down to the Consent Group agenda item.

•  Approved plan to end co-location of schools at 850 Howard building (watch) The 850 Howard building is home to two schools: Kelly Middle School and Yujin Gakuen Japanese Immersion Elementary School. In April, the school board directed district staff to develop a comprehensive plan to address within a set timeline the challenges of having two distinct school programs operating within a single building. The district has completed two of the three phases to develop and adopt that plan: fact-finding and community engagement.

In three votes, the board voted to: 1) end the co-location of Kelly and YG at the building at the end of the upcoming school year in June 2024; 2) authorize the superintendent to select a permanent location for YG by that time (Kelly would remain at 850 Howard); and 3) keep the number of employees at both schools the same during the transition period. The first two votes were 4-2, with board members Alicia Hays and Judy Newman voting no. The third and final vote to preserving staffing levels was unanimous.

Adopted 2023–24 budget (watch): Board members approved the budget for the coming school year with an addition of hiring five new teacher-librarians whose placement would be determined at a later time, if funding becomes available. The vote related to the hiring of the five teacher-librarians passed 4-2, with board members Alicia Hays and Judy Newman voting no. The vote to adopt the budget was unanimous.

Approved the superintendent’s annual performance evaluation and amendment to his employment contract (watch): Following its evaluation, the board commended the superintendent’s overall job performance during his first year as 4J’s chief executive and his commitment to advancing the district’s goals. It also approved agreed-upon amendments to his employment contract. The vote was unanimous.

Approved next steps in considering a reimagined affiliation with the Eugene Police Department (watch): In June 2020, in the midst of the nationwide protests against racial injustice precipitated by the murder of George Floyd, the school board voted against renewing its contract with Eugene Police Department that placed school resource officers in each of the four high school regions. At the time, the board indicated a desire to reimagine what a partnership with the police department might entail, but those discussions were delayed by the challenges brought by the COVID-19 pandemic. The school board voted to direct the superintendent to use its input to guide his discussions with EPD and bring back options for moving ahead for board consideration at its August 9 meeting. The vote was unanimous.

Resolved complaint (watch): The board voted to dismiss a complaint received on April 13. The board previously discussed the complaint in a executive (nonpublic) session. The vote was unanimous.

•  Approved actions related to election of board officers for the 2023–24 school year (watch): The board voted to elect Maya Rabasa as board chair and invited the incoming board with four new members to ratify or affirm that decision. It also approved a vote of confidence in Jenny Jonak, an incoming board member, to serve as board vice chair during the upcoming school year. Jonak and the three other new board members will take their oaths of office during a special meeting on July 5. Both votes were 4–2, with board member Alicia Hays and Judy Newman voting no.

Public Input

The board heard live public comment in person and virtually via Zoom (watch). Ten people testified. To request to provide public comment to the school board, community members may complete an online request form by the Monday before the next regular board meeting. Community members also may send comments via email to board@4j.lane.edu.


NOTE:  This is a quick summary of the topics and actions at a meeting of the school board. This document is NOT the official minutes of the school board. Official minutes are posted after they are drafted, reviewed and approved by the board. Audio recordings of meetings are typically posted within two days after the meeting. 

School Board Meeting Schedule & Information


Resumen y video de la reunión de la junta del 21 de junio de 2023

Reunión ordinaria de la Junta Escolar

El miércoles 21 de junio, la junta escolar sostuvo una reunión ordinaria, su última reunión del año escolar 2022-23. La sesión estuvo abierta al público a través de la reunión en persona, video en vivo por Zoom, transmisión de audio en línea y transmisión por radio en las KRVM 1280-AM y 98.7-FM.

Reunión ordinaria

Comentarios introductorios

El superintendente Andy Dey señaló que la reunión fue la última del año escolar 2022-23 y la última reunión para cuatro miembros de la junta, Keerti Hasija Kauffman, Alicia Hays, Michelle Hsu y Gordon Lafer, luego de las elecciones del mes pasado. El superintendente agradeció a los miembros salientes de la junta por su servicio al distrito y sus estudiantes y familias y enumeró algunos de los logros del distrito durante sus mandatos como líderes electos (ver).

Elementos de información (no se espera que se tome ninguna acción de la junta)

  • Se recibió una descripción general del trabajo para crear una nueva Oficina de Ombudsman 4J o Defensor del pueblo 4J (ver): El distrito ha estado trabajando con Brett Harris, el ombudsman de la Universidad de Oregón, para crear una nueva oficina de ombudsman para el distrito. La función principal de la nueva oficina usará una parte neutral, el ombudsman, para ayudar a resolver los conflictos entre el distrito y los estudiantes, las familias y los empleados de 4J. El distrito está activamente aceptando solicitudes y reclutando candidatos para el trabajo.
  • Auto-reflexión de la junta revisada (ver): La junta revisó los comentarios recopilados en una autorreflexión.
  • Actualización recibida sobre la sesión legislativa (ver): La junta escuchó una actualización sobre la sesión legislativa en curso en Salem de parte de Judy Newman, presidenta del subcomité legislativo de la junta.

Elementos para la acción

  • Calendario de consentimiento aprobado (ver): Con un solo voto, la junta aprobó 15 artículos separados con unanimidad de votos. Puede encontrar información detallada sobre cada uno de estos elementos aquí desplazándose hacia abajo hasta el punto de la agenda del Grupo de Consentimiento.
  • Plan aprobado para poner fin a la ubicación conjunta de las escuelas en el edificio 850 Howard (ver) El edificio 850 Howard alberga dos escuelas: la Secundaria Kelly y la Primaria de Inmersión Japonesa Yujin Gakuen. En abril, la junta escolar ordenó al personal del distrito que desarrollara un plan integral para abordar dentro de una línea de tiempo establecida las dificultades de tener dos programas escolares distintos operando dentro de un solo edificio. El distrito ha completado dos de las tres fases para desarrollar y adoptar ese plan de investigación y participación de la comunidad.

En tres votaciones, la junta votó para: 1) poner fin a la ubicación conjunta de Kelly y YG en el edificio al final del próximo año escolar en junio de 2024; 2) autorizar al superintendente para seleccionar una ubicación permanente para YG en ese momento (Kelly iba a permanecer en el 850 Howard); y 3) mantener la misma cantidad de empleados en ambas escuelas durante el período de transición. Los primeros dos votos fueron 4-2, con los miembros de la junta Alicia Hays y Judy Newman votando no. El tercer y último voto para preservar los niveles de personal fue unánime.

  • Presupuesto 2023–24 adoptado (ver): Los miembros de la junta aprobaron el presupuesto para el próximo año escolar con la adición de la contratación de cinco nuevos maestros-bibliotecarios cuya ubicación se determinará más adelante, si hay fondos disponibles. La votación relacionada con la contratación de los cinco maestros-bibliotecarios pasó 4-2, con los miembros de la junta Alicia Hays y Judy Newman votando no. La votación para aprobar el presupuesto fue unánime.
  • Se aprobó la evaluación anual de desempeño del superintendente y la modificación de su contrato de trabajo (ver): Luego de su evaluación, la junta elogió el desempeño laboral general del superintendente durante su primer año como director ejecutivo del 4J y su compromiso de promover las metas del distrito. También se aprobaron las modificaciones acordadas a su contrato de trabajo. La votación fue unánime.
  • Se aprobaron los próximos pasos para considerar una afiliación reimaginada con el Departamento de Policía de Eugene (ver): En junio de 2020, en medio de las protestas a nivel nacional contra la injusticia racial provocada por el asesinato de George Floyd, la junta escolar votó en contra de renovar su contrato con el Departamento de Policía de Eugene que colocaba oficiales de recursos escolares en cada una de las cuatro regiones de preparatorias. En ese momento, la junta indicó el deseo de volver a imaginar lo que podría implicar una asociación con el departamento de policía, pero esas discusiones se retrasaron debido a las dificultades que trajo la pandemia de COVID-19. La junta escolar votó para indicarle al superintendente que use su opinión para guiar sus discusiones con el EPD y presentar opciones para seguir adelante para la consideración de la junta en su reunión del 9 de agosto. La votación fue unánime.
  • Reclamación resuelta (ver): La junta votó para desestimar una queja recibida el 13 de abril. La junta discutió previamente la queja en una sesión ejecutiva (no pública). La votación fue unánime.
  • Acciones aprobadas relacionadas con la elección de funcionarios de la junta para el año escolar 2023–24 (ver): La junta votó para elegir a Maya Rabasa como presidenta de la junta, pendiente de confirmación por parte de los miembros entrantes de la junta. También aprobó un voto de confianza en Jenny Jonak, miembro entrante de la junta, para servir como vicepresidenta de la junta durante el próximo año escolar. Jonak y los otros tres nuevos miembros de la junta prestarán juramento durante una reunión especial el 5 de julio. Ambos votos fueron 4 a 2, y los miembros de la junta Alicia Hays y Judy Newman votaron en contra.

Entrada pública

La junta escuchó comentarios públicos en persona y en vivo a través de Zoom (ver). Diez personas testificaron. Para solicitar proporcionar comentarios públicos a la junta escolar, los miembros de la comunidad pueden completar el formulario de solicitud en línea el lunes anterior a la próxima reunión ordinaria de la junta. Los miembros de la comunidad también pueden enviar comentarios por correo electrónico a junta@4j.lane.edu.

Agenda y materiales

Materiales de la reunión regular de la junta del 21 de junio

Grabación de audio de la reunión ordinaria del 21 de junio
Grabación de video de la reunión ordinaria del 21 de junio

 

NOTA: Este es un breve resumen de los temas y acciones en una reunión de la junta escolar. Este documento NO es el acta oficial de la junta escolar. Las actas oficiales se publican después de que son redactadas, revisadas ​​y aprobadas por la junta. Las grabaciones de audio de las reuniones suelen publicarse dentro de los dos días siguientes a la reunión.

Calendario e información de las reuniones de la junta escolar

 

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